Formularze i systemy rekrutacyjne – po co one pracodawcom?

by asia

Jeśli szukałaś kiedykolwiek pracy z wykorzystaniem portali typu pracuj.pl, na pewno spotkałaś się z koniecznością uzupełnienia dodatkowego formularza. Pewnie zauważyłaś też, że formularze te różnią się w zależności od firmy, a nawet stanowiska, na które aplikujesz.

Po co pracodawcom (i rekruterom) te formularze? Dlaczego nie wystarczy, jak wyślę CV? Czemu muszę to robić przez jakiś system, a nie mogę wysłać po prostu mailem?

Odpowiedzi na te i kilka innych pytań w dzisiejszym tekście.

Trochę historii

Pamiętam, jak na początku mojej pracy w HR, na stanowisku Młodszego Specjalisty ds. Rekrutacji, wszystkie CV przychodziły do nas mailowo. Większość firm tak wtedy pracowała. Mogę ten czas podsumować tak: straszny chaos i strata czasu. Ciężko się było w tym wszystkim odnaleźć, bo na dysku zapisywaliśmy całe wiadomości e-mail z numerami referencyjnymi ogłoszenia. Przeglądanie takich CV trwało wieczność. Nie wspomnę też o tym, jak ciężko było zarządzać przetwarzaniem danych osobowych kandydatów. RODO by nas wtedy chyba wykończyło!

Miałyśmy w zespole jedną weterankę, która zaczynała pracę w rekrutacji w latach 90-tych. Niesamowite, a nawet niewyobrażalne były dla mnie jej historie o tym, jak CV przychodziły pocztą wraz z “podaniami o pracę”. O tym, jak kandydaci podawali w życiorysach stacjonarne numery telefonu albo numer do obecnej firmy. Historie, jak żony odbierały telefony i przekazywały mężom zaproszenia na spotkanie. Normalnie jakby to było ze sto lat temu! Otrzymywanie CV pocztą elektroniczną wydawało się przy tym szczytem nowoczesności.

Kiedy zaczęłam pracować z systemem ATS, poczułam jakby moja praca wkroczyła w XXI wiek! Jakbym przesiadła się z Fiata 126p na wypasione BMW! Serio, to nie są przesadzone zachwyty 🙂 Automatyzacja, porządek, ułatwienie w kontaktach z kandydatami, gigantyczna oszczędność czasu. Jakie dokładnie korzyści dają systemy ATS (Applicant Tracking System, system śledzenia kandydata)?

Wszystko w jednym miejscu

Długo mogłabym się rozwodzić nad tym, dlaczego kocham pracę z ATS, bo plusów jest naprawdę bardzo dużo. Wyobraź sobie, że siadasz do biurka, włączasz jedną aplikację w swoim komputerze i masz pod ręką praktycznie wszystko nad czym pracowałaś do tej pory! Podstawowe funkcje systemów ATS umożliwiają zarządzanie procesem rekrutacji w jednym miejscu – tam wpadają wszystkie CV, od razu przyporządkowane do właściwych ogłoszeń. Cudowny jest taki porządek. Łatwo można przeglądać i oceniać aplikacje, dodawać swoje notatki, a co jest genialne – oprócz rekruterów, mogą to robić także menedżerowie, dla których rekrutujemy. Nie trzeba więc wysyłać aplikacji mailem, bo wszystko dzieje się w systemie.

To także zabezpiecza dane kandydatów – niepowołane osoby nie mają do nich dostępu i widoczne są wszystkie podjęte przez nas działania (oceny, wysłane do kandydatów wiadomości, itd.). Gdy kandydat zgodnie z prawem, jakie daje mu RODO, chce wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, wystarczy usunąć go z systemu. Nie muszę się wtedy martwić, że menedżer będzie przechowywał jego CV na swoim dysku.

Zbawienie rekruterów

No dobrze, system systemem, ale po co te dodatkowe formularze? Przecież wszystkie moje dane są w CV – po co mnie pytają, ile mam lat doświadczenia? Mogą to sprawdzić, otwierając dokument!

No właśnie, mało kto wie, że pierwsza selekcja odbywa się jeszcze bez otwierania CV kandydatów. Jak to możliwe? Dzięki formularzom aplikacyjnym. Dlatego tak ważne są informacje, które w nich przekazujesz. Często to one decydują o tym, czy rekruter w ogóle zajrzy do życiorysu. Zazwyczaj są tam pytania o ilość doświadczenia na podobnym stanowisku, znajomość języków obcych, oczekiwane wynagrodzenie czy termin, w jakim mogłabyś rozpocząć pracę. Funkcją takiego formularza jest ułatwienie rekruterom pierwszej selekcji. Mogą oni przefiltrować otrzymane CV pod kątem udzielonych odpowiedzi i otrzymać na przykład listę osób, których oczekiwania finansowe mieszczą się w zakładanym budżecie lub znają język obcy na wymaganym dla danego stanowiska poziomie.

Słyszałam parę razy opinie kandydatów, że to nie w porządku, że rekruterzy używają takiego narzędzia. Że powinni czytać każde CV i na tej podstawie oceniać, czy zaprosić daną osobę na spotkanie. Ja uważam inaczej – z mojej perspektywy formularze i systemy ATS to zbawienie rekruterów i gigantyczna oszczędność czasu, także dla kandydatów.

Oczami rekrutera

Wyobraź sobie, że jeden rekruter prowadzi czasami kilkanaście albo i kilkadziesiąt procesów rekrutacyjnych. Na każde ogłoszenie odpowiada zwykle kilkaset osób (czasami więcej, jeśli firma ma dobrą renomę i stanowisko nie dotyczy wąskiej specjalizacji). Dla uproszczenia przyjmijmy, że procesów jest 15, a CV na każdy przyszło 500. To nam daje 7.500 życiorysów do przeczytania. Przy założeniu, że na każdy poświęcę TYLKO 2 minuty (a czasem zajmuje to sporo więcej), będę potrzebowała 250 godzin, by zapoznać się ze wszystkimi. A w miesiącu pracujemy tylko 168h…

Opowiem o tym w innym tekście, ale praca rekrutera to nie tylko czytanie CV. To umawianie spotkań rekrutacyjnych, ich prowadzenie, rozmowy z menedżerami, przygotowywanie wniosków i ofert. Gdybyśmy zajmowali się tylko czytaniem CV, procesy rekrutacyjne trwałyby wieczność (a przecież już i tak trwają za długo!).

Oczywiście w idealnym świecie, w idealnych firmach procesów powinno być tyle, żeby dało się czytać wszystkie CV. I najlepiej od razu, jak tylko wpadnie nam do systemu, żeby rekrutacje szły sprawniej. Tak, jasne. Jak już nasz świat stanie się idealny, będę o tym pamiętać! Na razie musimy sobie radzić inaczej 🙂

Dlatego tak ważnym usprawnieniem są formularze i selekcja aplikacji z ich wykorzystaniem. Bo jeśli okazuje się, że z tych 500 aplikacji tylko 100 kandydatów mieści się w budżecie stanowiska, na które szukamy, a spośród nich tylko 30 zna język angielski lub posiada inne niezbędne kwalifikacje… To wyobraź sobie, ile czasu zajęłoby rekruterowi dokopanie się do tych informacji, gdyby musiał przeczytać wszystkie aplikacje.

Wskazówki dla Ciebie

Po co o tym piszę? W pierwszej kolejności po to, by pokazać Ci świat rekrutacji z drugiej strony. Pokazać, że to nie jest złośliwość rekruterska, że korzystamy z systemów i nie dzwonimy do każdego kandydata, który wysyła swoją aplikację. To po prostu nasza rzeczywistość, w której najczęściej jest za dużo pracy, a za mało czasu na jej wykonanie. Dlatego potrzebujemy takich narzędzi, by ją sobie ułatwiać.

Druga sprawa to pokazanie, że nie zawsze samo CV decyduje o tym, czy firma zaprosi Cię na spotkanie. Często słyszę te obawy – moje CV jest chyba beznadziejne, skoro do mnie nie dzwonią. To nie do końca tak. Najczęściej decydują inne czynniki, jak na przykład twarde kompetencje (języki, znajomość systemów, narzędzi), dostępność do podjęcia nowej pracy (czasami pracodawcy potrzebują kogoś “od zaraz”) albo oczekiwania finansowe, mieszczące się w budżecie.

W tym miejscu chcę Ci też powiedzieć, żebyś zawsze w takich formularzach podawała prawdziwe informacje. Nie pisz, że znasz jakieś narzędzia, tylko po to, by dostać zaproszenie na spotkanie (a niestety kandydaci często tak robią). Jeśli firma szuka pracownika, który dobrze zna np. SAP, to nie zatrudni osoby, która widziała ten system kilka razy. Nawet jeśli zrobisz na nich dobre wrażenie podczas spotkania. Podobnie jest z oczekiwaniami finansowymi – nie zaniżaj ich. To także częsta praktyka, ale równie nieskuteczna. Budżet nie jest z gumy (niestety), a Ty przecież na dłuższą metę nie dasz rady pracować za wynagrodzenie niższe niż to, które pozwoli Ci normalnie funkcjonować.

Jeśli chcesz znaleźć pracę, do której będziesz dobrze dopasowana i z której będziesz czerpać satysfakcję, nie zaczynaj od kłamstwa. To nie jest dobry początek znajomości z pracodawcą i rekruterem. Uzbrój się w cierpliwość i aplikuj tam, gdzie spełniasz większość wymagań. Właściwe miejsce na pewno na Ciebie czeka!

Słodki psiak na fot. pochodzi z Unsplash

Leave a Comment