Zawód: rekruter, cz. 2. – bardziej i mniej znane metody selekcji

by asia

O pracy rekrutera trochę już pisałam wcześniej (KLIK), ale myślę, że opowiedziałam zaledwie o niewielkiej jej części. Wachlarz zadań i tematów, jakie przechodzą przez ręce rekrutera jest bardzo różnorodny, a specyfika tej pracy mega ciekawa. Ciekawa trochę też dlatego, że nadal owiana nimbem tajemniczości. Moim zdaniem zupełnie niepotrzebnie. Dlatego postanowiłam, że trochę będę oswajać Wam rekruterów i rekrutacje – bo przecież, jak ciągle powtarzam na Instagramie, rekruter też człowiek!

Dzisiaj opowiem o tym, jakimi narzędziami posługują się rekruterzy i jakich metod rekrutacji można się po nas spodziewać.

Nieznane oblicze selekcji CV

Najlepiej chyba znana część pracy rekrutera to właśnie selekcja CV. Pierwszą robimy po około tygodniu, czasem dwóch, od publikacji ogłoszenia. Jak pisałam tutaj (KLIK) bardzo pomagają nam w tym systemy ATS i dzięki nim proces ten przebiega dużo sprawniej. Korzystając z opcji filtrowania już na początku możemy skoncentrować naszą uwagę na kandydatach spełniających wstępne kryteria.

Zazwyczaj przeglądanie życiorysów i wybór odpowiednich aplikacji trwa kilka dni, w zależności od tego, ile ich otrzymaliśmy. Nie wszyscy jednak wiedzą, że te, które wstępnie pasują do stanowiska przekazujemy menedżerom, bo to do nich należy finalna decyzja, kogo zaprosimy na spotkanie. Tutaj już upada pierwszy mit, że to właśnie rekruter staje na drodze do Twojego sukcesu rekrutacyjnego 😉

Menedżerowie potrzebują zazwyczaj od kilku do kilkunastu dni na zapoznanie się z wybranymi przez nas aplikacjami. Po uzyskaniu informacji zwrotnej, często z dodatkowymi wskazówkami, na jakie umiejętności/kwalifikacje zwrócić uwagę podczas czytania życiorysów, kontynuujemy selekcję lub umawiamy już pierwsze spotkania.

Pierwszy kontakt

Kontakt telefoniczny z kandydatami zazwyczaj od razu ma na celu umówienie terminu rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli uda nam się ustalić dogodną dla wszystkich uczestników datę spotkania, wysyłamy jeszcze mailowe potwierdzenie ze szczegółami gdzie i kiedy się zobaczymy.

Czasami jednak pojawia się potrzeba, by na etapie tej pierwszej rozmowy zadać już dodatkowe pytania kandydatom. Czyli przeprowadzić taki wstępny wywiad. Ma to miejsce, gdy musimy przed spotkaniem zweryfikować kluczowe dla nas informacje lub kompetencje. Może to być znajomość języka na odpowiednim poziomie, dostępność do podjęcia nowej pracy czy zainteresowanie określoną formą współpracy, jak umowa na czas zastępstwa lub umowa zlecenie. Jeśli ktoś przykładowo nie doczytał w ogłoszeniu, że poszukujemy pracownika na czas określony, związany z czasową nieobecnością innej osoby (dawniej umowa na zastępstwo), a taka forma współpracy zupełnie mu nie odpowiada, to nie ma sensu spotykać się osobiście.

Crème de la crème czyli rozmowy kwalifikacyjne

Spotkania z kandydatami to zdecydowanie moja ulubiona część pracy rekrutera. Zwłaszcza dlatego, że to najbardziej różnorodny etap. Choć takich rozmów przeprowadziłam już kilka tysięcy, nie było dwóch takich samych. Spotkania te mogą mieć różną formę – teraz coraz częściej odbywają się w wersji online. Różna bywa też liczba uczestników po stronie pracodawcy. Czasami, chcąc skumulować kilka etapów (rozmowa HR, rozmowa z potencjalnym szefem, rozmowa z ekspertem technicznym i przełożonym wyższego szczebla), może być ich całkiem sporo. Wtedy też największym wyzwaniem jest znalezienie dogodnego dla wszystkich terminu.

Warto wspomnieć, że do każdego spotkania musimy się przygotować. Zawsze kiedy prowadzę rekrutację na nowe, nieznane wcześniej stanowisko lub dla nowego menedżera, z którym jeszcze nie pracowałam, to przygotowanie zajmuje mi więcej czasu. Im lepiej znam profil poszukiwanej osoby i oczekiwania potencjalnego przełożonego, tym mniej czasu na to potrzebuję. To dodatkowy powód, dlaczego dobrze sprawdza się przypisywanie rekruterów na stałe do obszarów, o czym wspominałam w poprzednim tekście (KLIK).

Za każdym razem niezbędne jest oczywiście zapoznanie się z CV kandydata i przeanalizowanie, o co powinniśmy go zapytać. W zależności od posiadanego doświadczenia i profilu kandydata, moje pytania i sposób prowadzenia rozmowy mogą się nieco zmieniać. Zamiast sztywnego skryptu, preferuję podążanie za kandydatem, by jak najlepiej go poznać i sprawdzić, na ile pasuje do stanowiska i firmy. To także sprawia, że jest ciekawiej!

Rodzaje wywiadów

Czego można spodziewać się podczas rozmowy kwalifikacyjnej? Standardem jest oczywiście wywiad biograficzny, czyli oparty o to, co kandydat opisał w swoim CV. Niezbędne jest uzyskanie informacji, jak wyglądał przebieg zatrudnienia, zakresy obowiązków na poszczególnych stanowiskach i powody rozstania z wcześniejszymi pracodawcami. Dlaczego pytamy o to, co jest napisane w życiorysie? Powodów jest kilka, ale najważniejszy z nich to to, że zwykle opisy są dosyć krótkie i lakoniczne, a rozmowa na dany temat daje szansę pozyskania dodatkowych informacji. Często też wiele można wywnioskować z samego sposobu mówienia kandydatów – tonu głosu, pojawiającej się nagle nerwowości czy używanych sformułowań. Dla przykładu, kiedy kandydat ciągle mówi w liczbie mnogiej – “robiliśmy”, “przygotowywaliśmy”, “analizowaliśmy”, to dla mnie jasny sygnał, żeby dopytać bardziej o jego rolę w zespole i samodzielność.

Drugim sposobem prowadzenia rozmowy jest wywiad kompetencyjny. Jego celem jest nie tylko dowiedzenie się, jakie kandydat ma doświadczenia, ale także w jaki sposób działa, podejmuje decyzje i jakimi kompetencjami miękkimi się wykazuje. Jak ro wygląda w praktyce? Wyobraź sobie proces rekrutacji na stanowisko w obsłudze klienta. Jedną z kompetencji, jaką zawsze w takim procesie badamy jest umiejętność radzenia sobie podczas rozmów z tzw. trudnymi klientami. Takimi, którzy są nieuprzejmi, krzyczą lub w jakiś jeszcze inny sposób zachowują się nie w porządku. Podczas wywiadu kompetencyjnego odwoływałabym się do wcześniejszych doświadczeń pytając jaki rodzaj klienta sprawiał do tej pory kandydatowi trudność. Poprosiłabym o przywołanie konkretnej sytuacji, w której mierzył się z trudnym klientem i szczegółowy opis tego, jak sobie wtedy poradził. Na tej podstawie będę mogła wyciągnąć wnioski, na ile sposób działania tego kandydata jest zbieżny z tym, jak chcemy traktować klientów w firmie, dla której pracuję.

Dodatkowe metody rekrutacyjne

W wielu, zwłaszcza dużych, firmach poza wywiadami stosowane są dodatkowe metody rekrutacyjne. Dlaczego po nie sięgamy? Każdy taki dodatkowy element procesu przynosi dużo nowych informacji na temat kompetencji kandydata. Im bardziej odpowiedzialne stanowisko, tym więcej może być etapów.

Testy rekrutacyjne

Często oprócz spotkania mogą pojawić się różnego rodzaju testy, np. zdolności analitycznych czy testy wiedzy branżowej. Te drugie często stosowane są na stanowiskach technicznych, ale czasem także w HR – np. sprawdzające znajomość prawa pracy. Wielu pracodawców stosuje testy w wersji online, ale w przypadku testów wiedzy lepiej sprawdza się jednak wersja papierowa, wykonywana w biurze pracodawcy. Ta forma daje większą pewność, że kandydat uzupełnia test samodzielnie i bez pomocy dydaktycznych.

Testy osobowości czy predyspozycji osobowościowych zdarzają się dużo rzadziej. Ja nie jestem fanką ich stosowania w większości procesów rekrutacyjnych, ponieważ ich trafność rekrutacyjna nie jest dla mnie wystarczająco wysoka. Moim zdaniem nie jest też do końca możliwe określenie idealnego profilu osobowościowego na danym stanowisku.

Assessment Center

Oddzielną kategorią narzędzi do weryfikacji kompetencji kandydatów są sesje Assessment Center (AC). Taka sesja to zwykle kilkugodzinne spotkanie, podczas którego kandydaci wykonują określone zadania indywidualne i grupowe. Zadania są zwykle totalnie oderwane od realiów stanowiska, co ma to głębszy sens. Ich celem jest bowiem diagnoza uniwersalnych kompetencji niezbędnych potencjalnemu pracownikowi, a nie badanie jak dużo kandydat wie na dany temat czy jakie ma schematy postępowania w pracy.

Oprócz uczestników na sesji pojawiają się także wykwalifikowani asesorzy, czyli obiektywni sędziowie, którzy przyglądają się zachowaniom kandydatów i oceniają poziom posiadanych przez nich kompetencji. Warto dodać, że spośród wszystkich metod rekrutacji i selekcji, ta wyróżnia się najwyższą trafnością. To znaczy, że wnioski wyciągnięte na podstawie AC są zazwyczaj dużo bliżej prawdy niż te, które wyciągamy na bazie wywiadów.

Próbki pracy

Ostatnie narzędzie, o którym chcę wspomnieć to próbki pracy. W przypadku niektórych stanowisk istotne jest zobaczyć kandydata “w akcji” jeszcze zanim zaprosimy go do współpracy. Zazwyczaj w takiej sytuacji kandydat otrzymuje zadanie bardzo zbliżone do tego, czym miałby się zajmować na co dzień na danym stanowisku. Może to być wykonanie jakiejś analizy danych, przygotowanie prezentacji na jakiś temat, przeprowadzenie negocjacji handlowych czy zakupowych, itp.

W mojej ocenie powinny to być zadania skrojone konkretnie pod proces rekrutacji, a nie takie, które pracodawca mógłby wykorzystać bez wiedzy kandydata. Taka forma weryfikacji kompetencji jest jedną z moich ulubionych, ponieważ pokazuje bardzo dokładnie, czego potem możemy od takiej osoby oczekiwać. Myślę, że z perspektywy kandydata też jest to wartościowy etap. Zdarzyło mi się kilka razy, że kandydat po otrzymaniu takiego zadania w ramach próbki pracy zrezygnował, mówiąc, że jeśli na tym ma polegać jego praca to jednak nie będzie zainteresowany. Dobrze, że na takim etapie, a nie w trakcie okresu próbnego.

Co dalej?

Na samym spotkaniu nasza rola się nie kończy. Poza tym, że w trakcie robimy notatki, by lepiej pamiętać odpowiedzi kandydatów, często też po rozmowie piszemy krótkie podsumowania. Dzięki temu, jeśli po kilku miesiącach potrzebuję odszukać informacje o przebiegu spotkania, mogę to zrobić w bardzo łatwy sposób. Przydaje się to kiedy np. musimy ponownie otworzyć rekrutację na takie samo stanowisko, a ja chcę sobie przypomnieć czy mieliśmy innych mocnych kandydatów, niż ten finalnie zatrudniony. Oczywiście robimy taki tylko w przypadku kandydatów, którzy wyrazili odpowiednią zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. RODO na pierwszym miejscu 🙂

Oczywiście rolą rekrutera jest także informowanie kandydatów o wynikach procesu rekrutacji oraz składanie ofert pracy wybranym osobom. O tym jednak opowiem więcej w kolejnym tekście 😉

Leave a Comment